Embora não necessariamente o dinheiro realmente pago à empresa durante esse período de tempo. Receita pode incluir transações em dinheiro, bem como acréscimos. Se os acréscimos forem incluídos na declaração de renda, então a receita de uma determinada semana ou mês leva em conta as faturas e contas que foram enviadas durante esse tempo, mesmo que o dinheiro não seja coletado até o próximo período da declaração de renda.
As declarações de renda, portanto, pretendem mostrar o quão lucrativo um negócio foi durante esse período de tempo registrado, não necessariamente quanto dinheiro um negócio recebeu durante esse tempo. Despesas são qualquer uso de dinheiro para a empresa, seja devido ao custo de materiais e suprimentos ou mão de obra/salários.
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Assim como as receitas, as despesas são relatadas durante o período de tempo em que essas despesas foram incorridas, não necessariamente quando a empresa pagou por essas despesas. O princípio de correspondência da contabilidade exige que uma empresa combine despesas e receitas relacionadas sempre que possível para verificar a lucratividade real de uma empresa ao longo de um determinado período de tempo.
Em um negócio bem-sucedido, isso deve resultar mais ou menos em uma relação de causa e efeito, onde, por exemplo, o aumento nas vendas aumentará a receita da empresa, ao mesmo tempo em que resultará em despesas relacionadas ao negócio: uma necessidade maior de comprar mais suprimentos para a loja e um aumento nas despesas com comissões de vendas, se aplicável.